MAPS für die Meeting-Moderation: Wie du Diskussionen lenkst und Entscheidungen förderst

Meetings effizient zum Erfolg zu führen kann eine Herausforderung sein. Teilnehmer:innen haben unterschiedliche Wissensstände, unterschiedliche Meinungen und das Ziel des zehnten Meetings zum Thema ist eigentlich unklar. Wenn dann auch noch eine Person die ganze Zeit redet, ohne etwas zu sagen, dampfen die Köpfe.

Das Ziel wiederholt nicht zu erreichen, schafft Frust und Frust fördert Konflikte. Dann hat man nicht nur nervige Meetings, sondern einen allgemeinen Anstieg an Unproduktivität.

Nicht jedes Unternehmen kann Personen ausschließlich für Moderation beschäftigen. Wiederholt habe ich versucht, Menschen, die die Aufgabe haben, ein Meeting zum Erfolg zu führen, zu erklären, wie sie Meetings fazilitieren könnten. Dann höre ich: „Aber ich habe zu viel zu sagen, als dass ich moderieren könnte, und kann mich nicht auf beides konzentrieren.“ Expert:innen sind in der Position, dass sie in einem Meeting zwei Rollen ausfüllen müssen: Moderator:in und Expert:in. Diese Doppelrolle kann herausfordernd sein. Strukturelle Rahmenwerke helfen, Meetings zielführend zu gestalten, doch oft fehlen praktische Ansätze, die beide Rollen gleichzeitig berücksichtigen.

Es fehlt ein Hack, der einem hilft, wie man auf Spur bleibt.

MAPS – Eine Karte für bessere Meetings

Hier kommt MAPS ins Spiel – eine leicht zu merkende Eselsbrücke, um ein Meeting mit einer Karte zu strukturieren. Ein Kompass, wenn man sich verlaufen hat, um wieder auf Spur zu kommen. Der Name steht für:

• M – Mission: Warum treffen wir uns? Das Ziel des Meetings zu Beginn klar formulieren.
  • Wichtig: Wer ist überhaupt die verantwortliche Person dieses Meetings? Jede Mission hat jemanden, der sicherstellt, dass das Ziel erreicht wird. Wer ist in einer Doppelrolle, liest die Karte (MAPS) und ist das allen klar?
• A – Ausrichtung: Die Diskussionen beginnen. Jetzt gilt es sicherstellen, dass alle das gleiche Verständnis über Diskussion und (Zwischen-) Ergebnisse haben.
  • Formulierungshilfe für die verantwortliche Person:
    • „Ich fasse noch einmal zusammen, was ich verstanden habe…„
    • Wenn man selbst es nicht ganz verstanden hat: „Wer kann noch einmal zusammen fassen, was jetzt entschieden wurde?„
    • Tipp: Selbst wenn jemand etwas Falsches sagt, bringt es das Meeting voran – denn Menschen lieben es, andere zu korrigieren.
• P – Parkplatz: Themen, die uns von unserem eigentlichen Ziel, unserer Mission, abbringen, sammeln, um den Fokus zu bewahren.
  • Ein Parkplatz für Themen hilft auch, wenn besonders starke Stimmen ein Meeting nicht fokussiert dominieren.
  • Formulierungshilfe: „Ich höre, dass dir dieser Punkt besonders wichtig ist. Ich denke, er ist wichtig, aber nicht an dieser Stelle dringend. Bist du damit einverstanden, wenn wir ihn für jetzt parken und später erneut aufnehmen, um uns weiter dem Ziel des Meetings zu widmen?“
• S – Schritte: Am Ende konkrete Entscheidungen und nächste Schritte festhalten. Bis man erneut darüber spricht, hatten alle weitere Meetings und haben wohlmöglich vergessen, was besprochen wurde. Es reduziert auch die Meeting-Last, wenn man Kurzprotokolle führt.
  • Erneut wiederholen was entschieden oder besprochen wurde.
  • Konnte keine Entscheidung aufgrund fehlender Informationen getroffen werden, was sind die nächsten Schritte? Wer trifft sich mit wem um was genau zu klären? Bis wann? Wie erfahren die relevanten Personen davon?

Bekannte Meeting-Frameworks vs. MAPS

Es gibt bereits etablierte Frameworks zur Strukturierung von Meetings:

• POP (Purpose, Outcome, Process) – Klärt Ziel, erwartetes Ergebnis und Ablauf des Meetings.
• ORID (Objective, Reflective, Interpretive, Decisional) – Hilft, Diskussionen in klare Schritte zu unterteilen.
• GROW (Goal, Reality, Options, Will) – Nutzt eine Coaching-Methodik zur Erarbeitung von Entscheidungen.

Bekannte Meeting-Frameworks wie POP, ORID oder GROW helfen, Meetings zu strukturieren. Sie bieten klare Abläufe, um Diskussionen zu lenken und Ergebnisse zu dokumentieren. Doch sie setzen voraus, dass die Moderation reibungslos funktioniert – sie gehen davon aus, dass jemand bereits weiß, wie man fazilitiert.

MAPS hingegen erklärt nicht nur die Struktur eines Meetings, sondern gibt dir auch die richtigen Werkzeuge an die Hand, um aktiv zu fazilitieren.
Das bedeutet:
✅ Es zeigt, was du als Moderator:in die Diskussion auf Kurs hältst.
✅ Es hilft dir, wenn du gleichzeitig Moderator:in und Expert:in bist.
✅ Es ist ein Leitfaden für alle, die nur gelegentlich moderieren müssen.

Während andere Modelle eine Karte ohne Anleitung sind, ist MAPS die Karte plus Navigation – es zeigt nicht nur den Weg, sondern auch, wie du ihn gehst.

Was unterscheidet MAPS von anderen Modellen?

MAPS hebt sich von anderen Meeting-Frameworks ab, indem es nicht nur die Strukturierung eines Meetings erleichtert, sondern besonders die Doppelrolle als Moderator:in und Expertin berücksichtigt. Im Gegensatz zu anderen Modellen:

• Erklärt MAPS nicht nur Struktur, sondern auch, wie man fazilitieren kann.
• Enthält es eine „Parkplatz“-Funktion, um Ablenkungen zu reduzieren.
• Nutzen Meetings mit MAPS einen navigationsartigen Ansatz, wodurch sich Diskussionen natürlich und zielgerichtet entwickeln können.
• Betont MAPS nicht nur Entscheidungen, sondern auch Alignment, um Kollaboration in komplexen Systemen zu fördern.

MAPS hilft insbesondere, wenn man selbst eine starke Meinung hat und trotzdem das Meeting erfolgreich leiten will. Es gibt einen klaren Fahrplan, um sich nicht in Diskussionen zu verlieren. Es hilft also auch, wenn man nur gelegentlich die Moderationsverantwortung hat. Statt in der Doppelrolle unterzugehen, kann man sich immer wieder an MAPS orientieren und damit das Zeitinvestment aller optimieren. Es steigert die Produktivität, senkt den Frust und vermeidet damit Konflikte.

Fazit

Ob als reiner Moderator oder als Experte mit Moderationsaufgabe – MAPS bietet eine einfache Navigationshilfe für produktive Meetings. MAPS bringt ein Meeting wieder auf Kurs, wenn man sich mal in der Diskussion verlaufen hat. Es lässt sich leicht in bestehende Arbeitsweisen integrieren und sorgt für Klarheit, Struktur und effektive Ergebnissicherung. Man muss sich nur merken, wofür die Buchstaben stehen 🙂